Un assistant administratif, parfois appelé employé de bureau, secrétaire ou réceptionniste, est une personne qui effectue les tâches administratives et organisationnelles quotidiennes. Il fait partie des employés les plus importants d’une organisation et veille à ce que tout se passe bien dans les coulisses.
Que fait un assistant administratif ?
Les assistants administratifs organisent les dossiers, rédigent les messages, fixent les rendez-vous et aident les autres membres du personnel.
Les assistants administratifs utilisent un ordinateur pour créer des feuilles de calcul, composer des messages, gérer des bases de données et préparer des présentations, des rapports et des documents. Ils peuvent également négocier avec des fournisseurs, acheter des fournitures, gérer des entrepôts ou des bibliothèques d’entreprise, et obtenir des données de diverses sources. Les tâches spécifiques du poste varient en fonction de l’expérience, du titre du poste et de la spécialité.
Le travail d’un assistant administratif comprend généralement les tâches suivantes :
– Maintenir les systèmes de classement papier et électronique des dossiers et des messages ;
– Acheminement et distribution du courrier et des courriers électroniques entrants ;
– Répondre aux lettres et aux courriers électroniques de routine ;
– Répondre et joindre des fichiers aux messages entrants ;
– Corriger l’orthographe et la grammaire pour garantir l’exactitude ;
– Utiliser des télécopieurs, des systèmes de vidéoconférence et de téléphonie, et d’autres équipements de bureau ;
– Utiliser les ordinateurs pour les tableurs, le traitement de texte, la gestion des bases de données et d’autres applications ;
– Remplir les formulaires conformément aux procédures de l’entreprise.
À quoi ressemble le lieu de travail d’un assistant administratif ?
Bien que les assistants administratifs travaillent dans presque tous les secteurs, beaucoup sont concentrés dans les écoles, les hôpitaux, les agences gouvernementales et les cabinets juridiques et médicaux. La plupart travaillent à plein temps dans des bureaux confortables. Les assistants virtuels travaillent généralement à partir d’un bureau à domicile.